Нужны советы по проектированию Базы данных в Access!

Здравствуйте!

Имеется таблица 1, содержащая следующие поля:

1. № п/п
2. ФИО
3. Отдел
4. Заводской номер планшета
5. Планшет поврежден (логическое поле- да/нет)
6. Сотрудник уволен (логическое поле - да/нет)
7. Сотрудник в декрете (логическое поле - да/нет)

И таблица № 2:

1. № п/п
2. ФИО
3. Отдел
4. Заводской номер планшета
5. Планшет поврежден (логическое поле- да/нет)
6. Сотрудник уволен (логическое поле - да/нет)
7. Сотрудник в декрете (логическое поле - да/нет)
8. Дата изменений
9. Примечание

Сама база создается для учета данных планшетов, которые выдаются сотрудникам, а именно - где находятся на данный момент, в каком отделе, у какого сотрудника.

При изменении или добавлении данных в любом поле таблицы, измененное поля или добавленное поле автоматически добавляются новой строкой в аналогичную архивную таблицу, с автоматическим проставлением даты изменений. Реализовано это с помощью именованных макросов в Access.

Вроде бы все работает и по архивной таблице, используя фильтры, можно просмотреть все изменения, касаемые данного планшета или сотрудника. Но: когда заполняешь первую таблицу и ,случайно, кликнешь мышью не в том месте, строка, которую заполнили не до конца, добавляется в архивную (таблицу № 2) и при дальнейшем редактировании исходной строки таблицы №1 - она также добавляется в архивную таблицу № 2 и в результате в таблице № 2 появляются ненужные дублирующиеся строки.

1 вопрос: Как сделать так, чтобы данные добавлялись в архивную через кнопку "внести изменения"? Возможно ли это при условии использования именованных макросов (события после добавления или изменения).

2 вопрос: Знающие люди подсказали,что структура таблицы у меня неправильная, что нужно вместо одной таблицы №1 создать несколько связанных таблиц. В общем подскажите, пожалуйста, опираясь на свой опыт, как бы вы спроектировали данную базу?

3 вопрос: Есть ли смысл перейти для создания данной базы перейти на другую СУБД, например, MySQl?

0

AEvgeniyev,

По сути у вас одни и те же данные в двух таблицах.

Я бы сделал так:

Таблица 1.
0.Счетчик
1. № п/п
2. ФИО
3. Отдел
4. Сотрудник статус(уволен, в декрете, работает и т.д.)

И таблица № 2:

0. Счетчик
1. № п/п
2. Внешний ключ для связи с первой таблицей (1-к-М)
4. Заводской номер планшета
5. Планшет статус (поврежден, в работе, в ремонте, на складе)
6. Дата изменений
7. Примечание

Т.е. мы видим какие планшеты были у сотрудников. Но можно и поменять их местами, сделать планшеты основной, а сотрудников подчиненной.
Ну и таблицы справочники.

0

Тут наверное нужна ещё 3-я (промежуточная) подчинённая к планшету и сотруднику табличка, типа - статус планшета, ибо раз есть даты, то они могут менятьс и всегда можно проверить историю, планшет может передаваться от одного сотрудника другому, ломаться и даже по непроверенным слухам - ремонтироваться или заменяться детальки.

0

Третья - РаспределениеПланшетов логичнее назвать.

Для чего в таблицах номер по порядку? В Акцессе в таблицах записи не идут по какому-либо порядку, это не Эксель.

Порядки нужно делать в отчётах, запросах, выводе в эксель, возможно формах и т.д.

0

Номер по порядку я уберу)
А как правильно сделать именно архивную таблицу, наверное это будет таблица 3, отображающую историю или стутс планшета и т.д, чтобы по ней в любой момент времени можно было посмотреть какие планшеты у какого сотрудника были раньше или статусы планшета раньше и т.д. Как такие таблицы обычно делаются? У меня просто нет опыта в создании архивных таблиц. При этом хотелось бы, чтобы обновления в архивной таблице были автоматическими.

0

Таблицы не обновляют, их дополняют новыми записями.
А динамически обновлять можно запросы, созданные на основе таблицы или нескольких таблиц, в которых можно сортировать и отсеивать не нужное фильтрами и оставляя нужное с расчетами и прочими статистическими данными.

0

Сообщение от AEvgeniyev У меня просто нет опыта в создании архивных таблиц.

У меня тоже нет опыта в создании архивных таблиц. Хотя уже 11 лет в Акцессе
Может потому что не существует таких таблиц? У вас есть справочник Люди и справочник Железки, создайте таблицу фактов и обзовите её РаспределениеЖелезок, в ней указывайте кодЛюдя и кодЖелезки, дату выдачи, дату приёма, статус и т.д.

0

Спасибо всем за ответы

Добавлено через 21 минуту
alvk, тогда у меня вопрос, наример я создал три таблицы
, как вы посоветовали, и у меня ,к примеру, получилось следующее в третьей таблице

Код Людя (Иванов И.И. С, код -2), Код железки (Samsung,зав. √ 12345, код -3) , дата выдачи, дата приема, статус( находится на данный момент у сотрудника или нет)

В следующий раз, когда придет данный Иванов И.И и принесет мне данный планшет, а я отдам данный планшет Петрову В.В., то для того, чтобы сохранилась история о том у каких сотрудников был данный планшет мне нужно добавить новую запись в данную таблицу с тем же самым планшетом , только у другого сотрудника? А потом у сотрудника Иванова И.И менять вручную статут о том, что планшета у него на данный момент нет? Так получается нужно сделать?

0

Сообщение от AEvgeniyev ...alvk...

Пока Алвик спит,
Лично я бы так и делал.

0

Сообщение от AEvgeniyev В следующий раз, когда придет данный Иванов И.И и принесет мне данный планшет

Добавляйте в эту таблицу запись при выдаче автоматом.
При возврате проставляйте там дату возврата и другое ....

0

Спасибо огромное всем за ответы.
Теперь появился другой вопрос:

Значение поля "сотрудник" таблицы "Распределение планшетов" берется подстановкой из таблицы "Сотрудники", а в таблице "Сотрудники" поле "Подразделение" берется из таблицы "Список подразделений". Получается, как-бы, подстановка из подстановки. Так вот при выборе сотрудника в таблице "Распределение планшетов" , к примеру, "Иванова И.С. вместо отображения названия подразделения отображается его код, равный 4. Мне же нужно,чтобы отображалась надпись - Иванов И.С. Кадры. Так-как сложно по коду ориентироваться из какого сотрудник подразделения.

Искал решения по форуму, по аналогичным темам, но ответа не нашел. Говорят не использовать подстановку в таблицах, а использовать в формах. Но когда создаешь форму на основе таблиц - результат тот же, отображается код, а не название подразделения.

Как быть, что делать? Заранее спасибо за ответ

Прилагаю тестовую версия базы.

Вложения

тест.rar (29.7 Кб, 7 просмотров)

0

AEvgeniyev, в свойстве поля со списком указать
Количество столбцов - 2
Присоединенных столбец - 1
Ширина столбцов - 0;4
Так как ширина поля с кодом равна нулю, то его видно не будет, а будет видно следующее поле, ширина которого не равна нулю.

0

VinniPuh, попробовал, все то же самое, при выоборе значения в поле подстановки отображается та же надпись : Иванов И.С 4.
Мне же нужно, чтобы при выборе значения из выпадающего списка было видно:Иванов И.С. Кадры.Это нужно для наглядности, так как может быть несколько Ивановых И.С. и при выборе значения из выпадающего списка было наглядно видно из какого он подразделения

А столбец с шириной 0см. у меня там уже есть - это ключевое поле id, оно скрыто

0

AEvgeniyev, добавьте в запрос поля со списком таблицу, где есть слово кадры и перетяните данное поле вместо кода.
Ну типа в режиме конструктора запроса.

0

VinniPuh, я сделал так как вы порекомендовали, если правильно понял, но при добавлении в запросе новой позиции ругается на ошибку ядра субд.
Пример во вложении

Вложения

тест2.rar (33.0 Кб, 3 просмотров)

0

AEvgeniyev, посмотреть не могу, до вечера на планшете.
Может кто другой глянет.

Добавлено через 59 секунд
И кстати, таблицы связаны в схеме данных.
Если нет, то нужно связать.

0

VinniPuh, таблицы связаны в схеме данных, спасибо, буду ждать

0

AEvgeniyev, можете показать на картинке, как у вас выглядит источник строк для данного поля со списком, ну типа запрос в режиме конструктора.
А то у меня вдобавок ещё и акцесс 2000 и ваш пример может не открыться.

0

VinniPuh, картинки приложил в архиве. Кажется разобрался с помощью Вашего совета организовать через запрос, а ругался на ошибку ядра из за того, что я в запросе не все поля запрлнял. В итоге коды не исчезли,но при выборе сотрудника автоматически заполняется поле "подразделение". Так в итоге должно быть или есть какие другие пути решения вопроса?

Вложения

Desktop.rar (330.5 Кб, 4 просмотров)

0

Сообщение от AEvgeniyev берется подстановкой из таблицы "Сотрудники", а в таблице "Сотрудники" поле "Подразделение" берется из таблицы "Список подразделений". Получается, как-бы, подстановка из подстановки.

Никаких полей с подстановкой в таблице быть не должно, это противоречит основным постулатам реляционных СУБД.
Делайте поля со списками на формах и наслаждайтесь.

Сообщение от VinniPuh можете показать на картинке, как у вас выглядит источник строк для данного поля со списком

Я могу показать на картинке, как я отношусь к полям подстановки, но администрация неправильно оценит.

0