База данных по папкам с документацией с возможностью добавления и поиска

Добрый вечер! Хотелось бы спросить у знающих людей как рациональнее всё сделать...
Перед мной стала задача навести порядок с хранением и ведением документации одного из отделов.
Если подробнее то вся документация хранится строго по определённым папкам (коих ни счесть). В каждую из них регулярно вкладываются готовые документы, про которые успешно забывают. НО когда спустя время приходит запрос на тот или иной документ сотрудники теряются в недоумении где же его искать ( тем более что сотрудники часто меняются).
Итак мне нужно сделать базу данных по папкам, но чтобы я мог постоянно добавлять в тот или иной раздел новые документы или же перемещать их... безболезненно для самой базы.

Использование одних сводных таблиц я так понимаю мне такого результата не принесёт (хотя и облегчит поиск)..
А вот как сделать чтобы добавляя новые файлы у меня не плыл весь список??? Ведь я же не могу для каждой папки отвести свой лист... Всё предполагается делать на одном...

Буду рад услышать Ваши мнения... И кстати за ошибочку дико извиняюсь+)

0

Если продумать структуру, как вариант, упрощает поиск и все такое))))

Вложения

Вариант.xlsx (9.4 Кб, 59 просмотров)

1

Сообщение от Fairuza Если продумать структуру, как вариант, упрощает поиск и все такое))))

Спасибо... Суть понятна.. Сейчас попробую

0

Желательно, чтобы названия в подпапках в каждом вложении были одинаковыми (понятно написала?). Это как пожелание, из опыта. Хотя можно в поиске текстовом задать "содержит" и часть слова, и вроде норм ищет

1

Сообщение от Fairuza Желательно, чтобы названия в подпапках в каждом вложении были одинаковыми (понятно написала?). Это как пожелание, из опыта. Хотя можно в поиске текстовом задать "содержит" и часть слова, и вроде норм ищет

Да с этим всё понял - спасибо=)
Теперь просто стараюсь придать этому более презентабельный вид...

0

эксель не резиновый в итоге одного листа может не хватить.

0

Vitaliy34, мне кажется хранение подобной информации лучше организовать с помощью ms access. Необходимо четко продумать структуру, а также организовать соответствующее физическое хранение, для того чтобы данные в базах не расходились с реальными данными.
Создайте таблицы с данными (например: папка - номер папки, дата создания, автор; документ - номер документа, наименование, дата создания, автор, номер папки; местонахождение папки - номер шкафа, номер полки и т.д.), форму, необходимые запросы.

0